فرآیندها

به نام خدا

فرآیندهای خدمات مدیریت حج و زیارت استان ایلام به شرح ذیل می باشند:

1 – حج تمتع

1 – 1 – پیش ثبت نام و ودیعه گذاری حج تمتع

1 – 1- 1- ودیعه گذاری

2 – 1 – 1 – قرعه کشی و تعیین اولویت

3 – 1 – 1 – نقل و انتقال اسناد

4 – 1 – 1 – پایداری اسناد

5 – 1- 1 – تعیین سهمیه

2 – 1 – ثبت تقاضای تشرف در کاروان

1 – 2 – 1 – تعیین ظرفیت اعزام و. تخصیص کاروان به شهرستانها

2 – 2 – 1 – اطلاع رسانی شرایط، نحوه و زمان ثبت نام تقاضای اعزام

3 – 2- 1 – راه اندازی سامانه ثبت تقاضای تشرف در کاروان

4 – 2 – 1 – تدوین دستورالعمل نظارت بر فرآیند ثبت تقاضای تشرف

3 – 1 – اعزام کاروانهای زیارتی

1 – 3 – 1 -  تعیین دفاتر محل ثبت نام کاروان ها

2 – 3 – 1 -  تدوین دستورالعمل و شرایط ثبت نام و اعزام کاروان ها

3 – 3 – 1 -  تدوین دستور العمل و اجرای نظارت بر فرآیند اعزام کاروانها

4 – 3 – 1 -  راه اندازی سامانه ثبت اطلاعات کاروانها و زائرین

5 – 3 – 1 -  محاسبه و دریافت وجوه مروبط به هزینه سفر زائرین در فرصت مناسب

6 – 3 – 1 -  هماهنگی و پیگیری انجام معاینات پزشکی و کمیسیون های مربوطه

7 – 3 – 1 -  هماهنگی، برنامه ریزی و پیگیری برگزاری جلسات آموزشی توجیهی زائرین

8 – 3 – 1 -  هماهنگی و پیگیری دریافت اطلاعات، کنترل مدارک و ارسال گذرنامه برای اخذ روادید

9 – 3 – 1 -   دریافت روادید و پیگیری رفع نواقص

10 – 3 – 1 -  نظارت بر امر تکمیل ظرفیت کاروانها و جایگزینی منصرفین

11 – 3 – 1 -  هماهنگی و همکاری بر امر جذب و ثبت نام زائرین سهمیه

12 – 3 – 1 -  پیگیری دریافت دستورالعمل ارز و ابلاغ به موقع آن به زائرین

13 – 3 – 1 -  پیگیری ابلاغ دستورالعمل اخذ وجه قربانی و نظارت بر اجرای آن

14 – 3 – 1 -  پیگیری و نظارت بر امر خریداری و تأمین ملزومات شخصی زائرین از قبیل ساک، پتو و ....

15 – 3 – 1 – پیگیری دریافت اطلاعات و پلان مربوط به محل اسکان کاروانهای استان در مکه و مدینه

16 – 3 – 1 -  برگزاری مراسم بزرگداشت هفته حج و همایش متمرکز زائرین

17 – 3 – 1 -  هماهنگی تنظیم جدول پروازی رفت و برگشت

18 – 3 – 1 -  تنظیم صورتجلسه پرواز

19 – 3 – 1 – پیگیری امور مربوط به سوانح،زائرین فوتی و ... در طول سفر

4 – 1 – انتخاب و اعزام عوامل حج تمتع

1 – 4 – 1 – عوامل کاروانهای حج تمتع

2 – 4 – 1 – عوامل مجموعه حج تمتع

3 – 4 – 1 – عوامل ستادها حج تمتع

5 – 1 – خدمات حمل و نقل

1 – 5 – 1 – حمل و نقل هوایی

2 – 5 – 1 – حمل و نقل بین شهری

3 – 5 – 1 – حمل و نقل درون شهری حرم(سرویسهای صلوات)

4 – 5 – 1 – حمل و نقل زیارات دوره

5 – 5 – 1 – حمل و نقل مشاعر(ترددی)

6 – 1 – برنامه ریزی، تدارک، تأمین، توزیع اقلام تدارکاتی و تغذیه

1 – 6 – 1 – تدوین فهرست ملزومات و مقدار مورد نیاز

2 – 6 – 1 –تعیین فهرست اقلامی که می توان از ایران خریداری و تأمین نمود و تدوین دستورالعمل، پیگیری اطلاع رسانی و اجرای مناقصات مربوطه

3– 6 – 1 – تعیین فهرست اقلامی که می بایست در عربستان خریداری و تأمین نمودو تدوین دستورالعمل، پیگیری اطلاع رسانی و اجرای مناقصات مربوطه

4– 6 – 1 – تنظیم قراردادها با ملاحظات حقوقی و صرفه و صلاح زائرین

5– 6 – 1 – شناسائی، تنظیم قرارداد، تجهیز آشپزخانه های مرکزی

7 – 1 – برنامه ریزی تأمین هتل و تخصیص زائرین

1 – 7 – 1 – جمع آوری و احصاء اطلاعات و مشکلات  هتل های استفاده شده در سال قبل و به روز رسانی آن

2 – 7 – 1 – شناسائی و رایزنی هتلهای جدید التأسیس مناسب برای استفاده در امر اسکان زائرین

3– 7 – 1 – بازدید میدانی و کارشناسی دقیق وضعیت هتلها قبل از عقد قرارداد توسط کارشناسان مجرب و خبره

4– 7 – 1 – عقد قرارداد و ذکر ملاحظاتی که می بایست قبل از ورود زائرین توسط مالک اجرا شود

5– 7 – 1 – کنترل و نظارت بر آخرین وضعیت هتل قبل از ورود زائرین

6– 7 – 1 – پیگیری مطالبات مدیران مجموعه از مالکین هتل ها مطابق قرارداد

8 – 1 – بیمه و سلامت

1 – 8 – 1 – تنظیم قرار داد بیمه بار زائرین

2 – 8 – 1 –تنظیم قرار بیمه عمر و حوادث زائرین

3 – 8 – 1 – هماهنگی برای ایجاد امکان بیمه تکمیلی عمر و حوادث برای زائرین

4 – 8 – 1 –هماهنگی برای ایجاد معاینات پزشکی از زائرین قبل از سفر

5 – 8 – 1 – هماهنگی برای تجهیز و ارائه خدمات درمانگاه و بیمارستان هیئت پزشکی در مکه و مدینه

6 – 8 – 1 – هماهنگی و پیگیری موارد و مسائی که هیئت پزشکی در عربستان نیاز دارد

2 – عمره مفرده

1 – 2 – پیش ثبت نام و ودیعه گذاری عمره مفرده

1 – 2- 1- ودیعه گذاری

2 – 2 – 1 – قرعه کشی و تعیین اولویت

3 – 2 – 1 – نقل و انتقال اسناد

4 – 2 – 1 – پایداری اسناد

5 – 2- 1 – تعیین سهمیه

2 – 2 – ثبت تقاضای تشرف در کاروان

1 – 2 – 2 – تعیین ظرفیت اعزام و. تخصیص کاروان به شهرستانها

2 – 2 – 2 – اطلاع رسانی شرایط، نحوه و زمان ثبت نام تقاضای اعزام

3 – 2- 2 – راه اندازی سامانه ثبت تقاضای تشرف در کاروان

4 – 2 – 2 – تدوین دستورالعمل نظارت بر فرآیند ثبت تقاضای تشرف

3 – 2 – اعزام کاروانهای زیارتی

1 -3 – 2 – تخصیص اعزام ها به دفاتر و شرکت های زیارتی

2 – 3 – 2 -  تدوین دستورالعمل و شرایط ثبت نام و اعزام گروهها

3 – 3 – 2 -  تدوین دستور العمل و اجرای نظارت بر فرآیند اعزام گروهها

4 – 3 – 2 -  راه اندازی سامانه ثبت اطلاعات کاروانها و زائرین

5 – 3 – 2 -  محاسبه و دریافت وجوه مروبط به هزینه سفر زائرین در فرصت مناسب

6 – 3 – 2 -  هماهنگی و پیگیری تکمیل فرم اطلاعات پزشکی و عنداللزوم معرفی و بررسی دقیق وضعیت جسمی زائر توسط پزشک معمتد

7 – 3 – 2 -  هماهنگی، برنامه ریزی و پیگیری برگزاری جلسات آموزشی توجیهی زائرین

8 – 3 – 2 -  هماهنگی و پیگیری دریافت اطلاعات، کنترل مدارک و ارسال گذرنامه برای اخذ روادید

9 – 3 – 2 -  نظارت بر دریافت روادید و پیگیری رفع نواقص

10 – 3 – 2 -  نظارت بر امر تکمیل ظرفیت کاروانها و جایگزینی منصرفین

11 – 3 – 2 -  هماهنگی و همکاری بر امر جذب و ثبت نام زائرین سهمیه

12 – 3 – 2 -  پیگیری دریافت دستورالعمل ارز و ابلاغ به موقع آن به زائرین

13 – 3 – 2 -  پیگیری دریافت اطلاعات و پلان مربوط به محل اسکان کاروانهای استان در مکه و مدینه

14 – 3 – 2 -  برگزاری مراسم بزرگداشت هفته حج و همایش متمرکز زائرین

15 – 3 – 2 –  هماهنگی تنظیم جدول پروازی رفت و برگشت

16 – 3 – 2  - تنظیم صورتجلسه پرواز

17 – 3 – 2 -  پیگیری امور مربوط به سوانح،زائرین فوتی و ... در طول سفر

4 – 2 – انتخاب و اعزام عوامل عمره مفرده

1 – 4 – 2 – عوامل کاروانهای عمره مفرده

2 – 4 – 2 – عوامل ثابت هتلهای عمره مفرده

3 – 4 – 2 – عوامل ستادها عمره

5 – 2 – خدمات حمل و نقل

1 – 5 – 2 – حمل و نقل هوایی

2 – 5 – 2 – حمل و نقل بین شهری

3 – 5 – 2 – حمل و نقل درون شهری حرم(سرویسهای صلوات)

4 – 5 – 2 – حمل و نقل زیارات دوره

6 – 2 – برنامه ریزی، تدارک، تأمین، توزیع اقلام تدارکاتی و تغذیه

1 – 6 – 2 – تدوین فهرست ملزومات و مقدار مورد نیاز

2 – 6 – 2 – تعیین فهرست اقلامی که می توان از ایران خریداری و تأمین نمود و تدوین دستورالعمل، پیگیری اطلاع رسانی و اجرای مناقصات مربوطه

3– 6 – 2 – تعیین فهرست اقلامی که می بایست در عربستان خریداری و تأمین نمودو تدوین دستورالعمل، پیگیری اطلاع رسانی و اجرای مناقصات مربوطه

4– 6 – 2 – تنظیم قراردادها با ملاحظات حقوقی و صرفه و صلاح زائرین

5– 6 – 2 – شناسائی، تنظیم قرارداد، تجهیز آشپزخانه های مرکزی

7 – 2 – برنامه ریزی تأمین هتل و تخصیص زائرین

1 – 7 – 2 – جمع آوری و احصاء اطلاعات و مشکلات  هتل های استفاده شده در سال قبل و به روز رسانی آن

2 – 7 – 2 – شناسائی و رایزنی هتلهای جدید التأسیس مناسب برای استفاده در امر اسکان زائرین

3– 7 – 2 – بازدید میدانی و کارشناسی دقیق وضعیت هتلها قبل از عقد قرارداد توسط کارشناسان مجرب و خبره

4– 7 – 2 – عقد قرارداد و ذکر ملاحظاتی که می بایست قبل از ورود زائرین توسط مالک اجرا شود

5– 7 – 2 – کنترل و نظارت بر آخرین وضعیت هتل قبل از ورود زائرین

6– 7 – 2 – پیگیری مطالبات مدیران مجموعه از مالکین هتل ها مطابق قرارداد

8 – 2 – بیمه و سلامت

1 – 8 – 2 – تنظیم قرار داد بیمه بار زائرین

2 – 8 – 2 –تنظیم قرار بیمه عمر و حوادث زائرین

3 – 8 – 2 – هماهنگی برای ایجاد امکان بیمه تکمیلی عمر و حوادث برای زائرین

4 – 8 – 2 – هماهنگی برای تجهیز و ارائه خدمات درمانگاه و بیمارستان هیئت پزشکی در مکه و مدینه

5 – 8 – 2– هماهنگی و پیگیری موارد و مسائی که هیئت پزشکی در عربستان نیاز دارد

3 – عتبات عالیات عراق

1 – 3 – پیش ثبت نام عتبات عالیات (عراق)

1 – 3- 1- پیش ثبت نام زائرین در سامانه

2 – 3 – 1 – قرعه کشی و تعیین اولویت

2 – 3 – ثبت تقاضای تشرف در کاروان

1 – 2 – 2 – تعیین ظرفیت اعزام و تخصیص کاروان به شهرستانها

2 – 2 – 2 – اطلاع رسانی شرایط، نحوه زمان ثبت نام تقاضای اعزام

3 – 2 – 1 – راه اندازی سامانه ثبت تقاضای تشرف در کاروان

4 – 2- 2 – تدوین دستورالعمل نظارت بر فرآیند ثبت تقاضای تشرف

3 – 3 – اعزام کاروانهای زیارتی

1 -3 – 3 – تخصیص اعزام ها به دفاتر و شرکت های زیارتی

2 – 3 – 3 -  تدوین دستورالعمل و شرایط ثبت نام و اعزام گروهها

3 – 3 – 3 -  تدوین دستور العمل و اجرای نظارت بر فرآیند اعزام گروهها

4 – 3 – 3 -  راه اندازی سامانه ثبت اطلاعات کاروانها و زائرین

5 – 3 – 3 -  محاسبه و دریافت وجوه مروبط به هزینه سفر زائرین در فرصت مناسب

6 – 3 – 3 -  هماهنگی و پیگیری تکمیل فرم اطلاعات پزشکی و عنداللزوم معرفی و بررسی دقیق وضعیت جسمی زائر توسط پزشک معمتد

7 – 3 – 3 -  هماهنگی، برنامه ریزی و پیگیری برگزاری جلسات آموزشی توجیهی زائرین

8 – 3 – 3 -  هماهنگی و پیگیری دریافت اطلاعات، کنترل مدارک و ارسال گذرنامه برای اخذ روادید

9 – 3 – 3 -  نظارت بر دریافت روادید و پیگیری رفع نواقص

10 – 3 – 3 -  نظارت بر امر تکمیل ظرفیت کاروانها و جایگزینی منصرفین

11 – 3 – 3 -  پیگیری دریافت دستورالعمل ارز و ابلاغ به موقع آن به زائرین

12 – 3 – 3 -  پیگیری دریافت اطلاعات و پلان مربوط به محل اسکان کاروانهای استان در مکه و مدینه

13 – 3 – 3 -  برگزاری همایش های متمرکز زائرین

14 – 3 – 3 –  هماهنگی تنظیم جدول اعزام و پروازی رفت و برگشت

15 – 3 – 3  - نظارت بر تنظیم صورتجلسه اعزام و پرواز

16 – 3 – 3 -  پیگیری امور مربوط به سوانح،زائرین فوتی و ... در طول سفر

4 – 3 – انتخاب و اعزام عوامل عتبات عالیات (عراق)

1 – 4 – 3 – عوامل کاروانهای عتبات عالیات

2 – 4 – 3 – عوامل ثابت هتلهای عتبات عالیات

3 – 4 – 3 – عوامل ستادها عتبات عالیات

5 – 3 – خدمات حمل و نقل

1 – 5 – 3 – حمل و نقل هوایی

2 – 5 – 3 – حمل و نقل بین شهری

3 – 5 – 3 – حمل و نقل درون شهری حرم(سرویسهای صلوات)

6 – 3 – برنامه ریزی، تدارک، تأمین، توزیع اقلام تدارکاتی و تغذیه

1 – 6 – 3 – تدوین فهرست ملزومات و مقدار مورد نیاز

2 – 6 – 3 – تعیین فهرست اقلامی که می توان از ایران خریداری و تأمین نمود و تدوین دستورالعمل، پیگیری اطلاع رسانی و اجرای مناقصات مربوطه

3– 6 – 3 – تعیین فهرست اقلامی که می بایست در عربستان خریداری و تأمین نمودو تدوین دستورالعمل، پیگیری اطلاع رسانی و اجرای مناقصات مربوطه

4– 6 – 3 – تنظیم قراردادها با ملاحظات حقوقی و صرفه و صلاح زائرین

5– 6 – 3 – شناسائی، تنظیم قرارداد، تجهیز آشپزخانه های مرکزی

7 – 3 – برنامه ریزی تأمین هتل و تخصیص زائرین

1 – 7 – 3 – جمع آوری و احصاء اطلاعات و مشکلات  هتل های استفاده شده در سال قبل و به روز رسانی آن

2 – 7 – 3 – شناسائی و رایزنی هتلهای جدید التأسیس مناسب برای استفاده در امر اسکان زائرین

3– 7 – 3 – بازدید میدانی و کارشناسی دقیق وضعیت هتلها قبل از عقد قرارداد توسط کارشناسان مجرب و خبره

4– 7 – 3 – عقد قرارداد و ذکر ملاحظاتی که می بایست قبل از ورود زائرین توسط مالک اجرا شود

5– 7 – 3 – کنترل و نظارت بر آخرین وضعیت هتل قبل از ورود زائرین

6– 7 – 3 – پیگیری مطالبات مدیران مجموعه از مالکین هتل ها مطابق قرارداد

8 – 3 – بیمه و سلامت

1 – 8 – 3– تنظیم قرار داد بیمه بار زائرین

2 – 8 – 3–تنظیم قرار بیمه عمر و حوادث زائرین

3 – 8 – 3 – هماهنگی برای ایجاد امکان بیمه تکمیلی عمر و حوادث برای زائرین

4 – 8 – 3 – هماهنگی برای تجهیز و ارائه خدمات درمانگاه و بیمارستان هیئت پزشکی در عراق

5 – 8 – 3– هماهنگی و پیگیری موارد و مسائی که هیئت پزشکی در عراق نیاز دارد

4 – عتبات عالیات سوریه

5 – دفاتر و شرکتهای زیارتی

1 – 5 – تعیین شاخص تخصیص دفتر زیارتی به هر شهرستان

2 – 5 – صدور مجوز زیارتی و نظارت و به روز رسانی وضعیت آنها